A. TENTANG ADMINISTRASI
1. Pengertian Administrasia..Asal kata dari bahasa latin, ad dan ministrare. Ad artinya intensif dan ministrare artinya melayani, membantu, atau memenuhi.
b. Dalam bahasa inggris “administration
c. KBBI, adalah usaha dan kegiatan meliputi penetapan tujuan serta penetapan cara-cara penyelenggaraan pembinaan organisasi; usaha dan kegiatan yang berkaitan dengan penyelenggaraan pemerintahan; kegiatan kantor dan tata usah.
d. Dalam arti sempit, adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan tujuan menyediakan keterangan bagi pihak yang membutuhkan serta memudahkan memperoleh kembali informasi secara keseluruhan dalam hubungan satu sama lain, atau dengan kata lain disebut tata usaha
menurut the liang gie dalam buku Administrasi Perkantoran modern, Adninistrasi adalah suatu kebulatan proses penyelenggaraan yang mengandung delapan unsur yaitu;e. Dalam arti luas, adalah kegiatan kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih berdasarkan pembagian kerja yang telah ditentukan dalam struktur organisasi dengan mendayagunakan sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.2. Unsur-Unsur Administrasi
a. Pengorganisasian = rangkaian perbuat menyusun suatu kerangka organisasi yang menjadi wadah atau tempat bagi setiap kegiatan dalam usaha kerja sama mencapai tujuan yang telah ditentukan.
b. Manajemen = perbuatan menggerakan karyawan-karyawan dan mengarahkan segenap fasilitas kerja sama yang telah ditetapkan benar-benar tercapai.
c. Tata hubungan = menyampaikan waktu atau berita dari satu pihak kepada pihak lain dalam usaha kerja.
d. Kepegawaian = mengatur dan mengurus tenaga kerja yang di perlukan dalam usaha kerja sama.
e. Keuangan =mengelola segi-segi pembelanjaan dalam usaha kerjasama.
f. Perbekalan = mengadakan, mengatur pemakaian, mendaftar, memelihara, sampai menyingkirkan segenap perlengkapan yang sdah tidak di perlukan dalam usaha kerjasama.
g. Tata usaha = perbuatan mulai dari menghimpun sampai menyimpan keterangan-keterangan yang di perlukan.
h. perwakilan = menciptakan hubungan baik dan berusaha memperoleh dukungan dari masyarakat terhadap usaha kerja yang dilakukan.
3. Fungsi Adminitrasi
B. TENTANG KANTORMenurut Quible ada lima yaitu:a. Fungsi rutin: fungsi administrasi yan membutuhkan pemikiran minimal mencakup pengarsipan dan penggandaanb. Fungsi teknis; fungsi administrasi membutuhkan pendapat, keputusan dan ketrampilan perkantoran yang memadaic. Fungsi analisis: fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif disertai kemampuan mengambil keputusan, seperti membuat keputusan pembeliand. Fungsi interpersonal: fungsi administrasi yang membutuhkan penilaian dan analisis sebagai dasar pengambilan keputusan serta ketrampilan yang berhubungan dengan orang lain seperti mengoordinasikan time. Fungsi manajerial: fungsi administrasi yang membutuhkan perencanaan, pengorganisasian, pengukuran dan pemotivasian
- Menurut KBBI, adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus suatu pekerjaan (perusahaan); tempat bekerja.
- Pengertian Kantor merupakan suatu unit organisasi yang terdiri dari tempat personil dan operasi ketatausahaan.
C. PENGERTIAN ADMINISTRASI PERKANTORAN2. Tujuan kantorMemberikan pelayanan komunikasi dan perekaman3. Fungsi kantora. Menerima informasib. Merekam informasic. Mengatur informasid. Memberi informasie. Melindungi aset/harta
1. Willian Spriegel dan ernest Davies
Dalam buku “Principles of Business Organization and Operation”, manajemen kantor adalah pengarahan menyeluruh terhadap kegiatan-kegiatan seperti transportasi, manufakturing, pergudangan, dan penjualan
2. George R. Terry
Dalam buku”Office Management and Control”, manajemen kantor adalah perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian dan pengawasan pekerjaan kantor dan pelaksanaannya untuk mencapai tujuan
3. Arthur Granger
Dalam buku “National Office Management Association Report”, manajemen kantor adalah fungsi dari tata penyelenggaraan pelayanan komunikasi dan perekaman dari suatu organisasi.
4. William Leffingwell dan Edwin Robinson
Dalam buku”Textbook of Office Management, manajemen kantor sebagai suatu fungsi, yang merupakan cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan kantor secara efisien, kapan pun dan dimana pun pekerjaan itu dilakukan.
5. W. H Evans
Dalam buku “Administrasi Perkantoran Modern”, administrasi perkantoran sebagai fungsi yang berkaitan dengan manajemen dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan, yaitu proses pengolahan data, komunikasi dan memori organisasi
6. Dalam arti sempit,
administrasi perkantoran adalah semua kegiatan yang bersifat teknis ketatausahaan dari suatu perkantoran yang mempunyai peranan penting dalam pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan operatif, penyediaan keterangan bagi pimpinan dan juga membantu dalam kelancaran perkembangan organisasi
1. Kegiatan Kantora. Perencanaan perkantoran (office planning)1) Perencanaan gedung2) Tata ruang kantor3) Penerangan/cahaya4) Ventilasi5) Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor6) Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor7) Anggaran (budgeting) perkantoran8) Standar kualitas kerja9) Sistem informasi dan telekomunikasib. Pengorganisasian perkantoran (office organizing)1) Pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam organisasi/perusahaan2) Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan ataupun bawahan3) Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis pekerjaan untuk memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaanc. Pengarahan perkantoran (office actuating)1) Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan terhadap bawahan2) Penggunaan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi terhadap bawahan3) Pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan masalah ketika karyawan menghadapi kesulitan dalam pekerjaan4) Penyatuan visi, misi karyawan dan organisasi5) Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan karyawan, agar komunikasi antara atasan dengan bawahan dapat berjalan lancar6) Penggunaan tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji kepada karyawand. Pengawasan perkantoran (office controlling)1) Penggunaan peralatan dan perabot kantor2) Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor3) Kualitas pekerjaan kantor4) Pelayanan kantor5) Waktu6) Biaya perkantoran2. Sarana dan Fasilitas Kerja Perkantorana. Lokasi kantorFaktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan lokasi kantor:1) Faktor keamanan2) Faktor lingkungan3) Faktor hargab. GedungFaktor yang perlu diperhatikan:1) Menjamin keamanan dan kesehatan karyawan2) Memiliki fasilitas yang memadai3) Harga gedung yang kompetitif (seimbang dengan biaya dan keuntungan)c. Peralatan1) Perabotan kantor (office furniture): meja, kursi, rak, laci-laci, dll2) Perbekalan kantor (office supplies): kertas, pena, tinta printer, penghapus dan peralatan habis pakai lainnyad. InteriorAdalah tatanan perabot/perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor, seperti penerangan, ventilasi, plafon, jendela, dan hiasan kantore. Mesin-mesin kantorDisesuaikan dengan prosedur kerja, metode kerja dan kebutuhan kantor
Tidak ada komentar:
Posting Komentar