about me

haiiiiii..... *sambil senyum sok-sok imut


nama gua jainab anaknya jainul dan maisaroh tapi biasanya gua dipanggil sama temen-temen ina,jeje,jenabe tp terserah lo mau manggil apaan aja asal jangan yang aneh-aneh seperti itulah ya pasti kan kalian ngerti dong. gua lahir dibekasi 18 juli 1998 (cancer). dulu ya dulu waktu SMP gua dimasukin kesekolah yang cukup terkenal dengan yang punya yayasan itu PELITBANGETTTTTTTpakeZ. maklumlah orang gak gamau rugi sedikitpun. untung ya aja gua udah luluslah dari situ jadi gak dipalakin sama yang punya yayasan :D.

gua asli betawi nih jadi jangan macem-macem yak ame gue *sok banget jagoan. gua tuh pendiem kalo pertama kali kenal tapi kalo udah deket asik bangettt deh ya,kalo kata emak bapak gua, gua itu cantik *mungkin boong kali ye biar gua seneng aje tapi emang kenyataan kok wk. mau tau gua liat aja nih cek ke bawah cari deh pasti ada gua.

korespondensi

pengertian surat-menyurat

-Korespondensi adalah penyampaian maksud melalui surat dari satu pihak kepada pihak lain dapat atas nama jabatan dalam suatu perusahaan/organisasi dan dapat atas nama perseorangan (individu). Kegiatan saling berkirim surat oleh perseorangan atau oleh organisasi disebut surat menyurat atau korespondensi. Pihak yang terlibat disebut koresponden.

-Surat adalah alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan kepada pihak lain, yang memiliki persyaratan khusus yaitu penggunaan kode 2 notasi (lampiran dan perihal), penggunaan kertas, penggunaan model dan bentuk, pemakaian bahasa yang khas serta pencantuman tanda tangan.

Ciri-ciri Surat:

1. Surat adalah pesan tertulis.
2. Isi pesan dalam surat merupakan informasi/persuasi.
3. Surat memiliki bagian-bagian yang standar.
4. Surat memiliki bentuk yang standar.
5. Surat memiliki satu pesan inti.
6. Gaya bahasa surat bisa formal ataupun informal.

Fungsi Surat:

1. Surat sebagai penyampai pesan.
2. Surat sebagai wakil.
3. Surat sebagai bukti tertulis.
4. Surat sebagai pedoman/dasar bertindak.
5. Alat untuk mengingat.
6. Dokumen historis dari suatu kegiatan.
7. Keterangan keamanan.

- pengelompokan surat berdasarkan segi bentuk dan isi bahasannya :

Surat Pribadi
Surat Pribadi adalah surat yang dibuat yang dibuat oleh sesorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi. Tidak memiliki format penulisan yang baku sehingga dapat disesuaikan dengan kebutuhan penulis surat. Misalnya surat perkenalan, surat cinta, dan lain-lain.

Surat Dinas
Surat dinas adalah surat yang isinya berkaitan dengan kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi. Surat dinas bersifat formal dan memiliki format penulisan yang baku. Misalnya surat edaran, surat perjalanan dinas, dan lain-lain

Surat Bisnis
Surat bisnis adalah surat yang digunakan orang atau badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha bisnis seperti perdagangan, perindustrian, dan usaha jasa. Misalnya surat pesanan, surat penwaran dan lain-lain.

Surat Niaga
          Surat yang dipergunakan orang atau badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga, seperti perdagangan, perindustrian, dan usaha jasa.
          Macam-macam surat niaga :
a)      surat penawaran                      
b)      surat pengaduan
c)       surat pesanan
d)      surat pengiriman
e)      surat pembayaran barang
f)       surat penagihan, dan sebagainya.


 BAGIAN-BAGIAN SURAT
Bagian-bagian surat pribadi :
                          …………………..….1
  …….…..2
  …….......3
 …………….……………….4
 ………………….………….5
 …………………….……….6
                                          …………….7
                                          …………….8
                                          …………….9
1. Tempat, tanggal,bulan,tahun penulisan surat
2. Alamat surat                          
3. Salam pembuka
4. Kalimat pembuka
5. Isi surat                    
6. Kalimat penutup
7. Salam Penutup
8. Tanda tangan
9. Nama pengirim

 Bagian-bagian surat dinas    
                                         
 1. Kepala surat                                          
 2. No,Lampiran ,Perihal
 3. Tanggal,bulan,tahun penulisan surat
 4. Alamat surat
 5. Salam pembuka                  
 6. Kalimat pembuka
 7. Isi surat
  8. Kalimat penutup                
  9. Salam penutup                        
10. Tanda tangan
11. Nama pengirim

Kerangka isi surat :

1.         Paragraf pembuka
2.         Paragraf isi
3.         Paragraf penutup

beberapa jenis surat dari sekian banyak jenis-jenis surat :

Surat permohonan

Surat pribadi

Surat pemesanan barang

Surat izin libur

Surat CV

Surat lamaran kerja

Surat permohonan bantuan 

Surat peringatan

Surat permintaan ganti rugi

Surat penawaran barang atau jasa

Surat permohonan beasiswa

Surat kuasa

Surat memori banding

Surat pemutusan hubungan kerja atau PHK

Surat pengumuman

kesan dan pesan untuk ibu nurul {}

Menurut saya bu kinui pertama kali ngajar tuh ya ngebetein,gak asik,lebay  -_- tapi ternyata tuh ya bu.

ibu itu orangnya asik gak lebay :D

Kesan :

belajar sama bu kinui tuh pasti beda cara ngajarnya sama guru-guru yang lain tapi bu kinui tuh kalo ngasih tugas PR banyak deh pake waktu pula itu tuh bikin bete api bikin kita jadi semangat juga diajar sama ibu. suasana kelas aja berubah kalo ada ibu pasti pada seru-seruan, foto-foto bareng sama ibu. jangan dianggap bohong ya bu ini saya sudah jujur sekaliii.

Pesan :

ibu jangan lupa sama kelas XAP1 ya bu. sering-sering main ke 46 bu kita foto-foto bareng,cerita-cerita lagi buuuu. kalo mau merrid undang-undang kelas Xap 1 bu nanti kalo disana ada dangdutnya dijamin pada goyang bu. do not forget me ibu kinui :* love 

sarana dan prasarana kantor

SARANA DAN PRASARANA KANTOR

1. Pengertian Sarana dan Prasarana Kantor

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), Sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud dan tujuan; alat. Prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek). Antara sarana dan prasarana tidak terlalu jauh berbeda, karena keduanya saling berkaitan dan tidak dapat dipisahkan. Untuk membedakannya, sarana lebih ditujukan kepada benda-benda yang bergerak, sedangkan prasarana lebih ditujukan untuk benda-benda yang tidak bergerak.

2. Jenis-jenis Sarana dan Prasarana Kantor
1. Peralatan atau Perlengkapan Kantor (Office Supplies)

Peralatan atau perlengkapan kantor adalah alat atau bahan yang digunakan untuk membantu pelaksanaan pekerjaan kantor sehingga menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan selesai lebih cepat, tepat, dan baik.

SARANA DAN PRASARANA KANTOR

1. Pengertian Sarana dan Prasarana Kantor

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), Sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud dan tujuan; alat. Prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek). Antara sarana dan prasarana tidak terlalu jauh berbeda, karena keduanya saling berkaitan dan tidak dapat dipisahkan. Untuk membedakannya, sarana lebih ditujukan kepada benda-benda yang bergerak, sedangkan prasarana lebih ditujukan untuk benda-benda yang tidak bergerak.

2. Jenis-jenis Sarana dan Prasarana Kantor
1. Peralatan atau Perlengkapan Kantor (Office Supplies)

Peralatan atau perlengkapan kantor adalah alat atau bahan yang digunakan untuk membantu pelaksanaan pekerjaan kantor sehingga menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan selesai lebih cepat, tepat, dan baik.

pengertian organisasi

A. PENGERTIAN ORGANISASI
- pengertian organisasi berasal dari bahasa yunani, yaitu “Organon” yang berarti alat, bagian,anggota, atau badan .
-menurut kamus besar bahasa Indonesia (KBBI), organisasi adalah kesatuan (susunan) yang terdiri atas bagian-bagian (orang) dalam perkumpulan untuk mencapai  tujuan tertentu : kelompok kerjasama antara orang-orang yang diadakan untuk mencapai tujuan bersama . 

beberapa ahli mengemukakan definisi organisasi sebagai berikut : 

1.James D.Mooney
Menurut James D.Mooney , dalam buku the Principles of Organization , organisasi adalah setiap bentuk perserikatan manusia untuk mencapai suatu tujuan bersama

2.Chester I.Barnard
mengemukakan dalam bukunya The Functions of The Executif, organisasi adalah suatu system mengenai usaha-usaha kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atu lebih

3. J. William Schulze
organisasi adalah suatu penggabungan dari orang-orang, benda-benda, alat-alat perlengkapan ,ruang kerja dan segala sesuatu yang bertalian dengannya, yang dihimpun dalam hubungan yang teratur dan efektif untuk mencapai suatu tujuan yang diinginkan

4. Kamus Administrasi
Dalam kamus administrasi dikatakan bahwa,organisasi adalah suatu usahankerja sama dari sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu
Dari definisi-definisi diatas dapat diambil kesimpulan bahwa organisasi memiliki cirri-ciri sebagai berikut
a. dalam organisasi terdapat sekelompok orang(dua orang atau lebih)
b. dalam organisasi ada kerja sama
c. dalam organisasi ada tujuan bersama

      dari beberapa pengertian di atas dapat dikatakan bahwa organisasi merupakan perkumpulan sekelompok orang yang melakukan kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.

macam macam personil kantor

• Macam-macam personil kantor yaitu:

Pegawai Negeri adalah pegawai yang digaji oleh pemerintah dan bekerja baik di instansi pemerintah maupun swasta dan mendapat gaji dan tunjangan yang tetap.

Pegawai Swasta adalah pegawai yang bekerja di instansi swasta dan digaji oleh instansi swasta itu sendiri

Pegawai Tidak Tetap adalah pegawai yang bekerja baik di instansi pemerintah maupun swasta dan belum mendapat gaji dan tunjangan yang tetap

Pegawai Tetap adalah pegawai yang bekerja baik di instansi pemerintah maupun swasta dan mendapat gaji dan tunjangan tetap

Personil Kantor adalah pegawai yang bekerja menjalankan pekerjaan-pekerjaan kantor baik di instansi pemerintah maupun swasta dengan mendapat imbalan berupa gaji atau upah.

• Tugas dan tanggung jawab personil kantor 

Jenis dan besarnya suatu organisasi sangat menentukan tugas dan tanggung jawab personel kantor yang bersangkutan. Dalam sebuah organisasi kecil bisa jadi seluruh pekerjaan kantor diserahkan kepada satu sekretaris saja, sehingga ia mengerjakan berbagai macam tugas mengetik surat, mengarsip surat, mencatat pemasukan dan pengeluaran, membuat laporan, membayar gaji karyawan, menerima tamu, dan sebagainya. Sebaliknya. dalam sebuah organisasi yang besar mungkin pekerjaan kantor dibagi-bagi ke dalam unit-unit tersendiri dengan tim personel masing-masing yang memiliki tugas dan tanggungjawab berbeda-beda pula. Namun, berdasarkan cakupan pekerjaan kantor yang umum. dapatlah disebutkan beberapa tugas dan tanggung jawab personel kantor sebagai berikut :

1. Kepala kantor bertanggung jawab atas beresnya penyelenggaraan seluruh pekerjaan kantor. Tugasnya antara lain mengatur mekanisme kerja dan pembagian tugas di antar seluruh personel kantor mengawasi kebenaran, ketepatan, dan kerapian kerja para personel; mengurus pemenuhan perlengkapan kantor sesuai kebutuhan; dan sebagainya.
2. Petugas arsip bertanggung jawab atas pencatatan dan penyimpanan semua surat masuk dan keluar.
3. Pembuat surat bertanggung jawab atas pembuatan konsep surat keluar.
4. Penerima tamu bertanggung jawab alas pelayanan terhadap tamu dan menerima telepon.
5. Petugas keuangan/kasir bertanggung jawab atas pengelolaan kas dan pembukuannya secara cermat.

• Syarat-Syarat Personal Kantor

Setiap personel kantor perlu memenuhi syarat-syarat sesuai dengan bidang tugas dan pekerjaannya. Secara umum, syarat-syarat personel kantor adalah sebagai berikut.

a. Syarat Pengetahuan
Personel kantor harus dapat melakukan penggolongan/klasifikasi berdasarkan kriteria tertentu. la perlu menguasai matematika sederhana, tata bahasa Indonesia, dan sebaiknya pula bahasa lnggris secukupnya. Syarat pengetahuan ini antara lain dapat dijamin, meskipun tidak selalu, oleh bekal pendidikan yang telah dicapai oleh personel yang bersangkutan, misalnya SLTP, SMU, SMK, diploma. atau sarjana.

b. Syarat Keterampilan
Sekurang-kurangnya personel kantor harus dapat membaca dan menulis dengan cukup baik. Keterampilan dasar lain yang umumnya dituntut juga adalah mengetik. Dengan berkembangnya teknologi. kemampuan menggunakan aplikasi komputer juga semakin banyak dituntut, khususnya aplikasi pengolah kata dan pengolah data. Selain itu, personel kantor perlu memiliki kemampuan melaksanakan pekerjaan secara cermat, teliti, dan berhasil, sesuai dengan standar atau prosedur yang telah ditentukan dalam bidangnya.

c. Syarat Kepribadian
Kepribadian setiap orang tentu saja unik dan berbeda-beda. Akan tetapi, ada unsur-unsur sikap yang umum. yang idealnya dimiliki oleh personel kantor, yakni 

(1) loyalitas, yaitu kesetiaan terhadap organisasi dan pekerjaannya;

(2) dapat menyimpan rahasia, terutama karena pekerjaannya banyak berkaitan dengan informasi-informasi penting dan rahasia perusahaan; 

(3) ketekunan dan kerajinan; 

(4) kerapian.

• Perangkat Kerja Personel Kantor

Agar personel kantor dapat menjalankan tugasnya dengan sebaik mungkin dan sesuai dengan tujuan yang hasil diharapkan, mereka perlu diberi perlengkapan kerja yang memadai, antara lain meja, lemari arsip, kursi, alat tulis, mesin tik, komputer, kop surat, formulir-formulir, korektor (tipp-ex), penjepit kertas, stapler, buku agenda, penggaris, dan sebagainya.

Sebaiknya juga disediakan berbagai pedoman untuk dijadikan rujukan pada saat personel kantor menjalankan tugasnya. Beberapa pedoman tugas personel kantor yang biasanya diperlukan adalah:

a. bagan organisasi;
b. tugas-tugas pekerjaan;
c. tugas-tugas kerumahtanggaan
d. tata cara menelepon;
e. tata cara pelayanan tamu;
f. contoh-contoh bentuk surat dan memo;
g. daftar penyimpanan semua berkas beserta letaknya;
h. daftar alamat dan nomor telepon karyawan dan relasi;
i. peraturan keamanan dari perusahaan;
j. prosedur mengurus perjalanan dan penginapan di hotel:
k. jadwal rapat/pertemuan dan prosedur pengurusannya;
l. prosedur pengunlisan pengeluaran uang;
m. prosedur pemesanan perlengkapan barang;
n. pedoman tata bahasa dan penggunaan tanda baca.

pengertian komunikasi

1. pengertian komunikasi

- Komunikasi adalah suatu proses penyampaian informasi (pesan, ide, gagasan) dari satu pihak kepada pihak lain. 
Pada umumnya, komunikasi dilakukan secara lisan atau verbal yang dapat dimengerti oleh kedua belah pihak. apabila tidak ada bahasa verbal yang dapat dimengerti oleh keduanya, komunikasi masih dapat dilakukan dengan menggunakan gerak-gerik badan, menunjukkan sikap tertentu, misalnya tersenyum, menggelengkan kepala, mengangkat bahu. 

- menurut Onong Uchjana Effendy komunikasi nonverbal Komunikasi adalah proses penyampaian pesan oleh seseorang kepada orang lain untuk memberitahu, mengubah sikap, pendapat, atau perilaku, baik secara lisan (langsung) ataupun tidak langsung (melalui media).

- Analisis Pengertian Komunikasi Dan 5 (Lima) Unsur Komunikasi Menurut Harold Lasswell  Rejals Analisis .


Definisi Komunikasi Menurut Harold Lasswell.Komunikasi pada dasarnya merupakan suatu proses yang menjelaskan siapa? mengatakan apa? dengan saluran apa? kepada siapa? dengan akibat atau hasil apa? (who? says what? in which channel? to whom? with what effect?). (Lasswell 1960). 

Raymond RossKomunikasi adalah proses menyortir, memilih, dan pengiriman simbol-simbol sedemikian rupa agar membantu pendengar membangkitkan respons/ makna dari pemikiran yang serupa dengan yang dimaksudkan oleh komunikator.

Gerald R. MillerKomunikasi terjadi saat satu sumber menyampaikan pesan kepada penerima dengan niat sadar untuk memengaruhi perilaku mereka.

Everett M. RogersKomunikasi adalah proses suatu ide dialihkan dari satu sumber kepada satu atau banyak penerima dengan maksud untuk mengubah tingkah laku mereka. 

Carl I. HovlandKomunikasi adalah suatu proses yang memungkinkan seseorang menyampaikan rangsangan (biasanya dengan menggunakan lambang verbal) untuk mengubah perilaku orang lain.

New CombKomunikasi adalah transmisi informasi yang terdiri dari rangsangan diskriminatif dari sumber kepada penerima.

Bernard Barelson & Garry A. SteinerKomunikasi adalah proses transmisi informasi, gagasan, emosi, keterampilan dan sebagainya dengan menggunakan simbol-simbol, kata-kata, gambar, grafis, angka, dsb.

Colin CherryKomunikasi adalah proses dimana pihak-pihak saling menggunakan informasi dengan untuk mencapai tujuan bersama dan komunikasi merupakan kaitan hubungan yang ditimbulkan oleh penerus rangsangan dan pembangkitan balasannya.

Definisi komunikasi : Menurut forsdale (1981) seorang ahli pendidikan terutama ilmu komunikasi : Dia menerangkan dalam sebuah kalimat bahwa “communication is the process by which a system is established, maintained and altered by means of shared signals that operate according to rules”. 

Komunikasi adalah suatu proses dimana suatu sistem dibentuk, dipelihara, dan diubah dengan tujuan bahwa sinyal-sinyal yang dikirimkan dan diterima dilakukan sesuai dengan aturan.

Analisis : Komunikasi adalah sebuah cara yang digunakan sehari-hari dalam menyampaikan pesan/rangsangan(stimulus) yang terbentuk melalui sebuah proses yang melibatkan dua orang atau lebih. Dimana satu sama lain memiliki peran dalam membuat pesan, mengubah isi dan makna, merespon pesan/rangsangan tersebut, serta memeliharanya di ruang publik. Dengan tujuan sang “receiver” (komunikan) dapat menerima sinyal-sinyal atau pesan yang dikirimkan oleh “source” (komunikator).William J. SellerWilliam J.Seller mengatakan bahwa komunikasi adalah proses dimana simbol verbal dan nonverbal dikirimkan, diterima dan diberi arti. 

MENDESKRIPSIKAN FUGSI PERKERJAAN KANTOR DALAM ORGANISASI

• A. PENGERTIAN ORGANISASI

• 1. Asal kata dari bahasa yunani, “Organon”. Dalam bahasa latin “Organum”artinya alat, bagian, anggota atau badan

• 2. kamus besar bahasa indonesia KBBI = Adalah kesatuan (susunan) yang terdiri atas bagian-bagian (orang) dalam perkumpulan untuk mencapai tujuan tertentu; kelompok kerja sama antara orang-orang yang diadakan untuk mencapai tujuan bersama.

• 3. James D. Mooney (Dalam buku The Principles of Organization) adalah setiap bentuk perserikatan manusia untuk mencapai suatu tujuan bersama.

• 4.  Chester I. Barnard (Buku The Functions of The Executive) adalah suatu sistem mengenai usaha-usaha kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.

• 5.  J. Willian Schulze, adalah suatu penggabungan dari orang-orang, benda-benda, alat-alat perlengkapan, ruang kerja dan segala sesuatu yang bertalian dengannya, yang dihimpun dalam hubungan yang teratur dan efektif untuk mencapai suatu tujuan yang diinginkan.

• 6. . Kamus administrasi, adalah suatu usaha kerja sama dari sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu.
• 
  
• B.Kesimpulan definisi, ciri-ciri organisasi sebagai berikut:

1. Terdapat sekelompok orang (dua atau lebih)2. Ada kerja sama3. Ada tujuan bersama2. Organisasi Garis dan StafB. Prinsip-Prinsip Organisasi
1. prinsip perumusan tujuan 2.prinsip Pembagian kerja 3. Prinsip perumusan tujuan4. prinsip Pendelegasian kekuasaan/wewenang5. prinsipTingkat pengawasan6. prinsip  Rentang manajemen7. prinsip Kesatuan perintah8. prinsip  Koordinasi

C. BENTUK-BENTUK ORGANISASI

1. Organisasi Garis/Lin iBerdasarkan pola hubungan kerja serta alur wewenang dan tanggung jawabnya dibagi menjadi 3 macam:Ciri-ciri:- Organisasi dibagi ke dalam unit-unit kerja yang bulat pada tingkat-tingkat jenjang yang diperlukan- Wewenang dari pucuk pimpinan mengalir langsung kepada para pemimpin unit pada tata jenjang organisasi- Masing-masing unit memegang wewenang dan tanggung jawab penuh- Semua karyawan menerima instruksi dan petunjuk langsung dari pimpinan unit- Lalu lintas wewenang dan tanggung jawab berjalan tegak lurus dan vertikal melalui saluran tunggal

Kelebihan:- Kesatuan perintah lebih terjamin, karena pimpinan berada pada satu tangan- Proses pengambilan keputusan dapat berjalan lebih cepat- Rasa kesetiakawanan antar karyawan lebih tinggi karena lebih saling kenal

Kekurangan:- Seluruh organisasi sangat bergantung pada satu orang sehingga jika pimpinan tersebut tidak mampu maka akan terancam jatuh organisasi tersebut.- Pimpinan lebih cenderung otoriter- Karyawan lebih sulit berkembang

Ciri-ciri:

- Pimpinan mengangkat tenaga staff

- Unit-unit organisasi disusun menurut garis lurus

Kelebihan:

- Memudahkan untuk pengambilan keputusan yang tepat karena adanya staff ahli

- Cocok digunakan pada organisasi besar yang memiliki tugas dan tujuan yang luas

- Lebih mudah untuk menerapkan “The Right man on the right place”

Kekurangan:

- Kesetiakawanan antar karyawan sulit dibina karena luasnya organisasi dan jumlah karyawannya yang banyak sehingga karyawan tidak saling mengenal

- Koordinasi sulit dilakukan karena kompleksnya susunan organisasi

3. Organisasi fungsional

Ciri-ciri:

- Seorang pimpinan tidak mempunyai bawahan yang jelas

- Setiap pimpinan berwenang memberikan perintah

- Spesialisasi setiap bawahan dapat dikembangkan dan dimanfaatkan semaksimal mungkin

Kelebihan:

- Pembagian tugas lebih jelas

- Spesialisasi karyawan dapat dikembangkan dan dimanfaatkan semaksimal mungkin

Kekurangan:

- Sulit melakukan tour of duty (perputaran pekerjaan)

- Karyawan merasa ahli sehingga sulit bekerjasama dan lebih mementingkan spesialisasinya

- Tidak ada kesatuan perintah

D. PENGERTIAN PERKERJAAN KANTOR

2. Willian Leffingwell dan Edwin Robinson, menekankan kepada warkat-warkat dari badan usaha, pembuatan warkat-warkat, dan pemeliharaannya untuk digunakan mencari keterangan di kemudian hari1. George R. Terry, pekerjaan kantor meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal dengan cepat, guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan pengawasan pimpinan

3. Geoffrey Mills dan Oliver Standing Ford, menekankan kepada fungsi kantor, yaitu menyediakan suatu pelayanan mengenai komunikasi dan warkat, antara lain menerima, mencatat, mengolah, memberikan keterangan, dan melindungi harta kekayaan.

menyediakan informasi/keterangan bagi pimpinan organisasi untuk membuat keputusan.1. Memberikan pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan organisasi

3. Membantu kelancaran perkembangan organisasi secara keseluruha

MENDESKRIPSIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN.

A. TENTANG ADMINISTRASI

1. Pengertian Administrasi

a..Asal kata dari bahasa latin, ad dan ministrare. Ad artinya intensif dan ministrare artinya melayani, membantu, atau memenuhi. 

b. Dalam bahasa inggris “administration 

c. KBBI, adalah usaha dan kegiatan meliputi penetapan tujuan serta penetapan cara-cara penyelenggaraan pembinaan organisasi; usaha dan kegiatan yang berkaitan dengan penyelenggaraan pemerintahan; kegiatan kantor dan tata usah. 

d. Dalam arti sempit, adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan tujuan menyediakan keterangan bagi pihak yang membutuhkan serta memudahkan memperoleh kembali informasi secara keseluruhan dalam hubungan satu sama lain, atau dengan kata lain disebut tata usaha 

e. Dalam arti luas, adalah kegiatan kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih berdasarkan pembagian kerja yang telah ditentukan dalam struktur organisasi dengan mendayagunakan sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.

2. Unsur-Unsur Administrasi

 menurut the liang gie dalam buku Administrasi Perkantoran modern, Adninistrasi adalah suatu kebulatan proses penyelenggaraan yang mengandung delapan unsur yaitu;

a. Pengorganisasian = rangkaian perbuat menyusun suatu kerangka organisasi yang menjadi wadah atau tempat bagi setiap kegiatan dalam usaha kerja sama mencapai tujuan yang telah ditentukan.

b. Manajemen = perbuatan menggerakan karyawan-karyawan dan mengarahkan segenap fasilitas kerja sama yang telah ditetapkan benar-benar tercapai.

c. Tata hubungan = menyampaikan waktu atau berita dari satu pihak kepada pihak lain dalam usaha kerja.

d. Kepegawaian = mengatur dan mengurus tenaga kerja yang di perlukan dalam usaha kerja sama.

e. Keuangan =mengelola segi-segi pembelanjaan dalam usaha kerjasama.
 
f. Perbekalan = mengadakan, mengatur pemakaian, mendaftar, memelihara, sampai menyingkirkan segenap perlengkapan yang sdah tidak di perlukan dalam usaha kerjasama.

g. Tata usaha = perbuatan mulai dari menghimpun sampai menyimpan keterangan-keterangan yang di perlukan.

h. perwakilan = menciptakan hubungan baik dan berusaha memperoleh dukungan dari masyarakat terhadap usaha kerja yang dilakukan.

3. Fungsi Adminitrasi 

Menurut Quible ada lima yaitu:

a. Fungsi rutin: fungsi administrasi yan membutuhkan pemikiran minimal mencakup pengarsipan dan penggandaan

b. Fungsi teknis; fungsi administrasi membutuhkan pendapat, keputusan dan ketrampilan perkantoran yang memadai

c. Fungsi analisis: fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif disertai kemampuan mengambil keputusan, seperti membuat keputusan pembelian

d. Fungsi interpersonal: fungsi administrasi yang membutuhkan penilaian dan analisis sebagai dasar pengambilan keputusan serta ketrampilan yang berhubungan dengan orang lain seperti mengoordinasikan tim

e. Fungsi manajerial: fungsi administrasi yang membutuhkan perencanaan, pengorganisasian, pengukuran dan pemotivasian

B. TENTANG KANTOR

• Menurut KBBI, adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus suatu pekerjaan (perusahaan); tempat bekerja.
• Pengertian Kantor merupakan suatu unit organisasi yang terdiri dari tempat personil dan operasi ketatausahaan.

2. Tujuan kantor

Memberikan pelayanan komunikasi dan perekaman

3. Fungsi kantor

a. Menerima informasi

b. Merekam informasi

c. Mengatur informasi

d. Memberi informasi

e. Melindungi aset/harta

C. PENGERTIAN ADMINISTRASI PERKANTORAN 

1. Willian Spriegel dan ernest Davies 
Dalam buku “Principles of Business Organization and Operation”, manajemen kantor adalah pengarahan menyeluruh terhadap kegiatan-kegiatan seperti transportasi, manufakturing, pergudangan, dan penjualan

2. George R. Terry
Dalam buku”Office Management and Control”, manajemen kantor adalah perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian dan pengawasan pekerjaan kantor dan pelaksanaannya untuk mencapai tujuan

3. Arthur Granger
Dalam buku “National Office Management Association Report”, manajemen kantor adalah fungsi dari tata penyelenggaraan pelayanan komunikasi dan perekaman dari suatu organisasi.

4. William Leffingwell dan Edwin Robinson
Dalam buku”Textbook of Office Management, manajemen kantor sebagai suatu fungsi, yang merupakan cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan kantor secara efisien, kapan pun dan dimana pun pekerjaan itu dilakukan.

5. W. H Evans
Dalam buku “Administrasi Perkantoran Modern”, administrasi perkantoran sebagai fungsi yang berkaitan dengan manajemen dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan, yaitu proses pengolahan data, komunikasi dan memori organisasi

6. Dalam arti sempit,
 administrasi perkantoran adalah semua kegiatan yang bersifat teknis ketatausahaan dari suatu perkantoran yang mempunyai peranan penting dalam pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan operatif, penyediaan keterangan bagi pimpinan dan juga membantu dalam kelancaran perkembangan organisasi

1. Kegiatan Kantor

a. Perencanaan perkantoran (office planning)

1) Perencanaan gedung

2) Tata ruang kantor

3) Penerangan/cahaya

4) Ventilasi

5) Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor

6) Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor

7) Anggaran (budgeting) perkantoran

8) Standar kualitas kerja

9) Sistem informasi dan telekomunikasi

b. Pengorganisasian perkantoran (office organizing)

1) Pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam organisasi/perusahaan

2) Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan ataupun bawahan

3) Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis pekerjaan untuk memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan

c. Pengarahan perkantoran (office actuating)

1) Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan terhadap bawahan

2) Penggunaan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi terhadap bawahan

3) Pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan masalah ketika karyawan menghadapi kesulitan dalam pekerjaan

4) Penyatuan visi, misi karyawan dan organisasi

5) Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan karyawan, agar komunikasi antara atasan dengan bawahan dapat berjalan lancar

6) Penggunaan tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji kepada karyawan

d. Pengawasan perkantoran (office controlling)

1) Penggunaan peralatan dan perabot kantor

2) Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor

3) Kualitas pekerjaan kantor

4) Pelayanan kantor

5) Waktu

6) Biaya perkantoran

2. Sarana dan Fasilitas Kerja Perkantoran

a. Lokasi kantor

Faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan lokasi kantor:

1) Faktor keamanan

2) Faktor lingkungan

3) Faktor harga

b. Gedung

Faktor yang perlu diperhatikan:

1) Menjamin keamanan dan kesehatan karyawan

2) Memiliki fasilitas yang memadai

3) Harga gedung yang kompetitif (seimbang dengan biaya dan keuntungan)

c. Peralatan

1) Perabotan kantor (office furniture): meja, kursi, rak, laci-laci, dll

2) Perbekalan kantor (office supplies): kertas, pena, tinta printer, penghapus dan peralatan habis pakai lainnya

d. Interior

Adalah tatanan perabot/perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor, seperti penerangan, ventilasi, plafon, jendela, dan hiasan kantor

e. Mesin-mesin kantor

Disesuaikan dengan prosedur kerja, metode kerja dan kebutuhan kantor